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Pasos para crear un Evento Online ¿Cómo organizamos el Podcast Generation Fest?

Nuestro pitch era: “Nos gustaría que participaras en nuestro evento el cual tendrá un formato Ted Talk charlando sobre este tema” y anexábamos un video explicativo de 3 minutos donde se daba una demostración de lo que se esperaba de él. Esta combinación nos permitió que 10 de nuestros 11 invitados aceptaran participar. Nos dimos cuenta de que la propuesta resultaba interesante no sólo para nuestra audiencia, sino también para nuestros invitados.
como crear un evento online

Qué nos llevó a crear un evento online

El streaming es algo que hace tiempo veíamos como algo bastante innovador, hasta hace unos años cuando alguien hablaba de transmitir, yo inmediatamente pensaba en cámaras, antenas y otra serie de cosas complejas que utilizaban los canales de televisión para enviar alguna señal de video hasta la pantalla de nuestras casas. Todo lo anterior cambió cuando esta herramienta -el streaming– se incorporó a Facebook y empezamos a poder transmitir en vivo desde nuestro celular.

Personalmente me hice estas preguntas: ¿Qué voy a transmitir? ¿Qué le voy a mostrar a mis contactos? Recuerdo bien que las primeras emisiones que vi de amigos míos eran los directos de algún concierto como Pal Norte o el Live Out, en donde ellos se encontraban bailando y cantando en estos eventos masivos que tanto extrañamos. Se transmitía la emoción y hasta cierto punto sentías que podías estar ahí con ellos.

Hoy en día todo es distinto. Recuerdo que recién iniciado el encierro varios de mis contactos comenzaron a hacer sus transmisiones en vivo desde Instagram. Yo también lo hice desde mi celular para subirme al tren y recuerdo que compartí dos clases de salsa nivel super principiante, ahí prácticamente fueron mis primeros pasos y me llenó de alegría cuando un amigo me envió un video en donde él y su novia me mostraban los pasos que habían aprendido viéndome en su pantalla.

De ahí en adelante todo ha sido un gran aprendizaje, con Podcast Generation ya estábamos trabajando para generar una comunidad más unida y más cercana, sin embargo sabíamos que faltaba hacer algo más. Para ese entonces éramos aproximadamente 45 podcasters que formaban ya parte de la comunidad. Fue entonces cuando surgió la idea de crear el Podcast Generation Fest.

Platicando con Diana Martinez de Nosotras en el café, le explicaba que deseábamos tener un diferenciador, no queríamos ser otro “live” en Instagram más que se sumaba a la larga cola de los que ya se estaban realizando. Víctor Martínez de Jóvenes Capitanes nos dio cátedra tomando la delantera unos meses atrás organizando Identifícate y nos sirvió de inspiración para dar nuestro propio hitazo.

A la par, Pablo Pando de NTD Media se encontraba en la ardua labor de revisar un libro diario a través de Book Movement, sin embargo, lo de ellos era distinto. Decidí hablar con él, pues queríamos replicar el concepto adaptado a nuestro nicho. Inmediatamente accedió a apoyarnos.

Fué entonces cuando comenzamos a darle forma a nuestro festival: el Podcast Generation Fest. A continuación te cuento el paso a paso de la organización:

El objetivo

Hay una multitud de maneras de llegar a ese momento en el que algo que se creia casi imposible parece no serlo.

AstroTeller

Al iniciar teníamos una sola cosa en mente: la profesionalización del podcast. Y lo colocó dentro de la categoría de Moonshot por el hecho de que poca gente lo ha logrado y si lo han hecho es porque ha sido apuntando lo más arriba posible. Con esto en mente dijimos ¿Quiénes lo están haciendo? Y comenzó la lista

Santiago Cortés – Empréndete – Colombia

Diego Barrazas – Dementes – México

Francisco Izuzquiza – Cuaderno de podcasting – España

Y nombró el país porque desde ahí ya estábamos apuntando hacia arriba: un evento internacional. Nuestra comunidad está conformada por personas de Latinoamérica, España y algunos hispanohablantes que viven en Europa. ¿Pero cómo iban a aceptar una invitación de parte nuestra si apenas nos conocían? Fue entonces cuando decidimos armar nuestro media kit, el cual era enviado a través de correo, LinkedIn o la red social correcta. Esperábamos su contestación, separamos la fecha a través de Calendly y listo.

Y algo super importante: ¿Qué queríamos lograr? evidentemente íbamos a hacer ruido pero ¿y luego? Aquí fue importante establecer los KPI’s, nuestras métricas de éxitos que nos dijeran al finalizar todo el trabajo si habíamos logrado avanzar o no, pues es bien sabido que lo que no se mide, no se puede mejorar.

La propuesta

Como mencioné anteriormente, ya había una propuesta muy similar en prácticamente todas las cuentas de redes sociales en donde se tenían conversaciones con invitados en formato entrevista mientras la audiencia complementaba con algunas preguntas. Así que decidimos darle un giro: Si bien nuestro invitado no nos conocían, nuestro pitch era: “Nos gustaría que participaras en nuestro evento el cual tendrá un formato Ted Talk charlando sobre este tema” y anexábamos un video explicativo de 3 minutos donde se daba una demostración de lo que se esperaba de él. Esta combinación nos permitió que 10 de nuestros 11 invitados aceptaran participar. Nos dimos cuenta de que la propuesta resultaba interesante no sólo para nuestra audiencia, sino también para nuestros invitados.

Es Importante resaltar que el tema que sugerimos a los expositores para sus charlas, lo elegimos conforme a una investigación previa de modo que fuera un tema en el que él o ella destacaran. Si bien la mayoría eran podcasters consolidados, buscamos aquellos que tuvieran un grado de expertise en un tema específico y por lo tanto sintieran la seguridad para exponer un charla 20-30 minutos sobre el tema que escogieron. Con esta metodología logramos tener un evento que cubriera diferentes facetas del podcaster y no solo charlas repitiendo ideas sobre el mismo tema.

La estrategia

No hablaré de marketing como tal, pero sí quiero mencionar todas esas cosas que debíamos tener en mente a la hora de pensar en cómo llegar a la mayor cantidad de personas a través de medios digitales. Lo dividiré de la siguiente manera:

  • Sitio web (y experiencia del usuario)
  • Email
  • Redes sociales
  • Aliados

Sitio web y experiencia del usuario

En este aspecto Raziel Tovar diseñó y creó el contenido de un landing page muy bonito y profesional que incluye toda la información del evento con los nombres de los expositores, la fecha y hora de sus ponencias así como una llamada a la acción o CTA para que las personas se registraran. También fue importante cuidar aspectos de la psicología digital como la experiencia del usuario, el lenguaje y el tipo de comunicación -el copy– utilizados. La automatización también fue imprescindible. Cuando los interesados se registraban en el evento, sus correos se añadían de forma automática a una lista de correos exclusiva para el festival con la cual podíamos mantenernos en contacto con ellos. Además, justo en el momento del registro recibían un correo con información sobre el evento. Lo anterior nos ayudó a lograr dos cosas: 1) la confianza de los ponentes, y 2) el reconocimiento y seriedad del evento por parte de la audiencia.

Email:

A través de este medio les avisamos día con día cuando las ponencias estaban por comenzar. Y ojo aquí, que por la percepción general que me parece muchas personas tienen, el correo es infravalorado en cuanto al grado de efectividad que tiene como medio de comunicación. Posterior al evento aun sigue una poderosa herramienta para continuar conversación con los asistentes y registrados al evento.

Redes sociales

Evidentemente no podían faltar. Aquí el trabajo de Andrés Rodríguez fue excepcional, él se encargó toda la producción de videos e imágenes para vestir las redes sociales. Cada ponente tenía su fotografía, el título de su ponencia en formatos distintos para compartir a través de Facebook, Instagram , LinkedIn. Además, para darle producción adecuada, también diseño las portadas o thumbnails para Youtube así como las transiciones y gifs que usábamos en Streamyard.

Los aliados:

Un evento no es nada sin gente que exponga, ni personas que vean las exposiciones. Por ello fue fundamental por una parte transmitirles a los ponentes la importancia de que comunicaran el hecho de que participarían con nosotros a modo de partners, mientras que la comunidad de Podcast Generation nos apoyaba a la par compartiendo en redes su participación en las ponencias. Cabe aclarar que en el evento tuvimos la participación de la compañía de hosting Acast, con quien pudimos negociar algún patrocinio, sin embargo decidimos en su lugar invitarlos a formar parte de nuestro evento como invitados. Lo menciono para que consideres la posibilidad de incluir patrocinadores.

La ejecución

Una vez teníamos todo listo, venía lo mero bueno: el arranque. Sentir nervios era totalmente normal, puesto que todos y cada uno de los participantes como ponentes son personas a las que admiramos mucho su trabajo. Estaban compartiendo su tiempo con nosotros y por supuesto deseábamos que la experiencia fue de excelente, lo que sigue. Para que el equipo trabajara de la forma adecuada, era importante establecer roles y funciones, por que le nos decidimos por la siguiente:

Host: responsable de iniciar la transmisión, dar la bienvenida al ponente, el co-host y la audiencia. Hace las preguntas y dirige la charla.

Co-host: además de acompañar al host principal, el co-host se encargaba de leer las preguntas de la audiencia, y en caso de no haber, preparaba algunas preguntas extra para el invitado.

Técnico: persona quien desde el backstage se encargaba de proyectar banners, cambiar transiciones y mejorar la experiencia visual de la audiencia. No sale a cuadro.

Backup: Persona extra que se encargaba de estar al pendiente de los invitados de las siguientes charlas, además de estar de comodín por si alguno del equipo perdía el internet. En conjunto con el técnico permiten que la transmisión sea fluida y de la calidad de un canal de televisión.

El objetivo de tener los roles de técnico y backup es que el host y el co-host puedan tener toda su atención en el invitado y en el público. Esto permite generar fluidez a lo largo de la transmisión como si se tratará de un programa de televisión. Además, ayuda a que los errores sean menores ya que cada uno está encargado de una tarea específica y cuatro o cinco como cuando lo hace alguien que transmite sólo en vivo.

Mientras el evento se estaba realizando, todo el equipo tenía presente la importancia de compartir en redes sociales que habían comenzado, puesto que el correo muchas veces no era suficiente.

Cabe destacar que en este apartado las herramientas que utilizábamos para la comunicación interna de los cuatro roles arriba mencionados fueron mediante el chat privado de Streamyard y el canal de audio Discord.

El cierre

Hacer un evento en línea, te adelanto, es cansado y exigente. Pero no termina con la última transmisión. Es importante agradecer tanto a tus invitados como a tus ponentes. Nosotros decidimos enviar un certificado de agradecimiento a cada ponente y a los asistentes al evento con un correo final que incluía los enlaces a todas las charlas por si se las habían perdido o querían volverlas a ver.

También es el momento perfecto para revisar los KPI y ver en números los avances obtenidos. A nosotros un número que llamó muchísimo nuestra atención fue el cómo creció nuestro canal de Youtube: pasamos de 0 a 120 suscriptores en solo tres días. La fecha del alta de nuestro canal había sido apenas unos días antes.

podcast generation ig

Por otra parte, si has estado al pendiente de nuestras redes, quizás te hayas dado cuenta de la estrategia de reporpouse content que estamos trabajando con las charlas, en donde hemos compartido pequeños clips de las mismas a través de Facebook, LinkedIn e Instagram.

Si algo puedo compartir contigo, es lo bonito que se siente la interacción humana y la experiencia vivida a través de nuestro festival. Independientemente del resultado hacia el exterior, el cual sabemos fue muy bueno, se debe destacar que los primeros que rebasaron sus expectativas fuimos nosotros mismos, porque no vimos venir las cosas que sucedieron durante y posterior al evento. Las relaciones conformadas con los asistentes se fortalecieron y sabemos perfectamente que el nombre de Podcast Generation Fest atravesó el océano Atlántico, rompió barreras y permitió la unión en un solo lugar de personas compartiendo una pasión… la pasión por el podcast.

Sin duda la organización de eventos online es un tema que da para mucho más de que hablar. Hay muchos otros aspectos que no pude mencionar porque se haría muy extenso este artículo, como por ejemplo, el cómo interactuar con los invitados, preparar las preguntas o cómo se establecía la dinámica de interacción entre el host y el co-host.

Por esta misma razón hemos organizado el webinar sobre Cómo crear tu Evento Online donde te explicaré a detalle cómo crear el evento para tu marca y puedas vivir la experiencia de interactuar con los grandes referentes de tu nicho, además de tener un acercamiento más real con tu comunidad y clientes.

Ingresa aquí para registrarte de forma gratuita al webinar de Cómo crear tu Evento Online

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Acerca del autor:

Mike Mora
Cofundador de Podcast Generation

 

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